Trong quá trình tổ chức và vận hành công ty cổ phần việc bầu chọn Chủ tịch Hội đồng quản trị là một thủ tục quan trọng, cần được thực hiện đúng quy định và ghi nhận đầy đủ bằng văn bản. Đây không chỉ là cơ sở pháp lý cho hoạt động quản trị, mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong điều hành doanh nghiệp.
Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục này một cách bài bản, Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc xin giới thiệu mẫu biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị mới nhất năm 2025 đầy đủ nội dung, phù hợp quy định pháp luật hiện hành.
Các thành phần chính của một biên bản họp bầu chủ tịch HĐQT chuẩn
Các thành phần chính của một biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng Quản trị (HĐQT) chuẩn bao gồm:
- Tiêu đề biên bản: Phải rõ ràng đầy đủ và thể hiện đúng nội dung cuộc họp ví dụ: “Biên bản họp Hội đồng Quản trị về việc bầu Chủ tịch Hội đồng Quản trị”.
- Thông tin chung: Ghi rõ tên công ty/doanh nghiệp, mã số thuế (nếu có) địa điểm tổ chức cuộc họp, thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
- Thành phần tham dự: Tổng số thành viên HĐQT theo quy định số thành viên có mặt (ghi rõ họ tên, chức vụ, chữ ký) số thành viên vắng mặt (nếu có), đại diện cơ quan hoặc tổ chức mời dự họp (nếu có).
- Nội dung cuộc họp:
- Mục đích cuộc họp (bầu Chủ tịch HĐQT nhiệm kỳ mới hoặc thay thế).
- Người chủ trì cuộc họp (họ tên, chức vụ).
- Thư ký cuộc họp (họ tên, chức vụ).
- Diễn biến cuộc họp: Tuyên bố lý do, kiểm tra số lượng thành viên dự họp giới thiệu ứng viên hoặc đề cử tại chỗ thảo luận ý kiến nếu có.
- Phương thức bầu cử (bỏ phiếu kín, biểu quyết công khai…), kèm theo số phiếu bầu hợp lệ và không hợp lệ (nếu có).
- Kết quả bầu cử: Tổng số phiếu bầu, số phiếu đồng ý cho từng ứng viên hoặc ứng viên được bầu tỷ lệ phần trăm đồng ý công bố người trúng cử (họ tên, chức vụ, nhiệm kỳ).
- Nghị quyết/Quyết định: Xác nhận kết quả bầu cử giao nhiệm vụ cho Chủ tịch HĐQT mới, các nội dung khác liên quan (nếu có).
- Phần kết thúc: Thời gian lập biên bản, chữ ký của Chủ trì, Thư ký và các thành viên tham dự, cùng dấu công ty (nếu có).
- Phụ lục (nếu có): Danh sách thành viên HĐQT danh sách ứng viên phiếu bầu hoặc các tài liệu liên quan.
Đây là những phần thiết yếu để biên bản họp bầu Chủ tịch HĐQT được hợp lệ, minh bạch và đầy đủ theo quy định pháp luật và thực tiễn quản trị doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản họp bầu chủ tịch HĐQT
Bước 1: Chuẩn bị trước cuộc họp
- Thông báo họp:
- Gửi thông báo về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp đến tất cả thành viên Hội đồng quản trị theo đúng quy định và Điều lệ công ty.
- Thông báo phải được gửi đủ thời gian để các thành viên sắp xếp tham dự hoặc ủy quyền hợp lệ.
- Chuẩn bị danh sách thành viên Hội đồng quản trị và ứng viên:
- Lập danh sách các thành viên Hội đồng quản trị dự họp, đồng thời tổng hợp danh sách các ứng viên đề cử làm Chủ tịch Hội đồng quản trị (nếu có).
- Xác định rõ tư cách, quyền biểu quyết và giấy ủy quyền (nếu thành viên vắng mặt ủy quyền cho người khác dự họp).
- Dự thảo chương trình họp và mẫu biên bản:
- Soạn thảo chương trình họp bao gồm các nội dung chính như thảo luận, giới thiệu ứng viên, biểu quyết bầu Chủ tịch HĐQT.
- Chuẩn bị mẫu biên bản họp theo đúng quy định pháp luật để ghi chép chính xác các nội dung cuộc họp, kết quả biểu quyết.
Bước 2: Trong cuộc họp
- Kiểm tra số lượng và tư cách thành viên dự họp:
- Xác nhận danh sách thành viên có mặt và tư cách hợp lệ để đảm bảo cuộc họp đủ điều kiện tiến hành (quorum theo Điều lệ công ty).
- Ghi nhận các trường hợp vắng mặt và lý do, xác nhận giấy ủy quyền (nếu có).
- Ghi chép đầy đủ, chính xác diễn biến cuộc họp:
- Người ghi biên bản phải ghi lại tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên theo trình tự diễn biến cuộc họp, bao gồm đề xuất, tranh luận, biểu quyết.
- Lưu ý ghi rõ các quyết định được thông qua, tỷ lệ biểu quyết, danh sách thành viên tán thành, không tán thành, không biểu quyết.
- Xử lý các tình huống phát sinh (nếu có):
- Ví dụ như tranh luận, đề nghị hoãn, từ chối ký biên bản hoặc cần làm rõ thêm thông tin…
- Áp dụng theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty để đảm bảo cuộc họp diễn ra hợp pháp và hiệu quả.
- Công bố kết quả bầu cử:
- Chủ tọa công bố kết quả bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị, ghi nhận số phiếu và người trúng cử.
- Nếu có người trúng cử, công bố nhiệm kỳ và các quyền, nghĩa vụ liên quan theo quy định.
Bước 3: Sau cuộc họp
- Hoàn thiện biên bản họp:
- Kiểm tra lại toàn bộ nội dung biên bản để đảm bảo thông tin chính xác, không có sai sót về tên, số lượng phiếu, thời gian, địa điểm…
- Đính kèm các tài liệu, giấy ủy quyền liên quan nếu có.
- Lưu trữ biên bản:
- Lưu trữ biên bản họp bằng cả bản cứng tại trụ sở công ty theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.
- Đồng thời lưu trữ bản mềm (file điện tử) để tiện tra cứu và lưu giữ dài hạn.
- Thông báo kết quả đến các bên liên quan (nếu cần):
- Gửi thông báo kết quả bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị cho các bộ phận chức năng, cổ đông hoặc cơ quan quản lý nhà nước (nếu pháp luật yêu cầu).
- Cập nhật thông tin Chủ tịch Hội đồng quản trị mới trong hồ sơ doanh nghiệp và các tài liệu liên quan.
Lưu ý quan trọng:
- Biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị phải được lập bằng tiếng Việt, có thể kèm thêm tiếng nước ngoài nhưng nếu có khác biệt thì nội dung tiếng Việt được ưu tiên áp dụng.
- Người ký biên bản chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của nội dung.
- Trường hợp Chủ tọa hoặc người ghi biên bản từ chối ký thì biên bản vẫn có hiệu lực nếu được đa số thành viên dự họp đồng ý và xác nhận đầy đủ nội dung.
Mẫu biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị mới nhất 2025
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY] Mã số doanh nghiệp: [MÃ SỐ DOANH NGHIỆP] Địa chỉ trụ sở chính: [ĐỊA CHỈ CÔNG TY]
BIÊN BẢN HỌP BẦU CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Thời gian họp: [Ngày, giờ] Địa điểm họp: [Địa chỉ họp] Loại họp: Cuộc họp Hội đồng quản trị lần thứ [số lần họp]
I. Thành phần tham dự
- Chủ tọa: Ông/Bà [Họ và tên]
- Thư ký cuộc họp: Ông/Bà [Họ và tên]
- Thành viên tham dự:
- Ông/Bà [Họ và tên]
- Ông/Bà [Họ và tên] …
- Thành viên ủy quyền (nếu có):
- Ông/Bà [Họ và tên] ủy quyền cho Ông/Bà [Họ và tên]
- Thành viên vắng mặt và lý do:
- Ông/Bà [Họ và tên] – lý do: [Lý do vắng mặt]
II. Nội dung họp
- Chủ tọa trình bày nội dung và mục đích cuộc họp: bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty.
- Thảo luận về tiêu chuẩn, điều kiện và tiêu chí lựa chọn Chủ tịch Hội đồng quản trị.
- Tiến hành biểu quyết bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị.
III. Kết quả biểu quyết
- Số phiếu đồng ý: [Số phiếu]
- Số phiếu không đồng ý: [Số phiếu]
- Số phiếu trắng/không hợp lệ: [Số phiếu]
Ông/Bà [Họ và tên người được bầu] được bầu giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị với số phiếu đa số.
IV. Quyết định
- Hội đồng quản trị thống nhất bầu ông/bà [Họ và tên] giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty kể từ ngày [Ngày].
V. Biên bản lập thành
Biên bản này được lập thành [số] bản, mỗi bản có giá trị pháp lý như nhau. Thành viên tham dự họp và chủ tọa ký xác nhận.
Chủ tọa cuộc họp
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thư ký cuộc họp
(Ký, ghi rõ họ tên)
Tải về: Biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị
Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết và mẫu biên bản được cập nhật trong bài viết này, quý doanh nghiệp và các cá nhân có liên quan sẽ dễ dàng hơn trong việc chuẩn bị và hoàn thiện tài liệu quan trọng này. Đừng ngần ngại tham khảo kỹ lưỡng các mục, đảm bảo mọi thông tin được ghi chép chính xác và đầy đủ, tránh những sai sót không đáng có.
