Khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp, ngoài ý tưởng kinh doanh và kế hoạch phát triển, một trong những vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn chính là cách xử lý các khoản chi phí phát sinh trước khi công ty chính thức đi vào hoạt động.
Những chi phí này cần được hạch toán thế nào để vừa đúng quy định pháp luật, vừa đảm bảo tính minh bạch tài chính? Trong bài viết dưới đây, Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia sẽ mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện và chính xác nhất về hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp.
Tổng quan về các loại chi phí, phí khi thành lập doanh nghiệp
Chi phí thành lập doanh nghiệp là toàn bộ các khoản tiền mà chủ sở hữu hoặc nhà đầu tư cần chuẩn bị để hoàn tất thủ tục pháp lý, vận hành ban đầu và đưa doanh nghiệp vào hoạt động. Đây không chỉ bao gồm phí, lệ phí bắt buộc theo quy định nhà nước mà còn có những chi phí dịch vụ đi kèm nhằm tiết kiệm thời gian và đảm bảo thủ tục chính xác.
Phân biệt các loại chi phí
- Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp: Đây là các khoản phát sinh nhằm chuẩn bị cho quá trình mở công ty, thường mang tính chiến lược và tư vấn:
- Chi phí khảo sát thị trường, nghiên cứu khách hàng mục tiêu.
- Phí tư vấn pháp lý, hỗ trợ lựa chọn loại hình doanh nghiệp.
- Chi phí thuê dịch vụ tư vấn chiến lược kinh doanh, kế toán ban đầu.
- Phí, lệ phí nhà nước: Đây là các khoản bắt buộc phải nộp theo quy định pháp luật để được cấp phép hoạt động:
- Phí đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Lệ phí môn bài (theo vốn điều lệ đăng ký).
- Lệ phí khắc và phát hành con dấu doanh nghiệp.
- Chi phí thành lập công ty trọn gói: Khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ từ đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần chi trả cho các gói dịch vụ:
- Dịch vụ luật sư tư vấn và thực hiện thủ tục pháp lý.
- Dịch vụ kế toán ban đầu, đăng ký thuế, khai thuế điện tử.
- Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro sai sót.
Phân loại theo loại hình doanh nghiệp
- Chi phí thành lập công ty TNHH 1 thành viên: Bao gồm phí đăng ký doanh nghiệp, lệ phí môn bài, khắc dấu, cùng chi phí dịch vụ (nếu có). Mức phí nhìn chung tối ưu hơn so với các loại hình khác do cơ cấu tổ chức đơn giản.
- Chi phí thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Cao hơn công ty TNHH 1 thành viên vì cần thêm thủ tục liên quan đến nhiều cổ đông, điều lệ phức tạp hơn có thể phát sinh thêm chi phí tư vấn pháp lý.
- Chi phí thành lập công ty cổ phần: Thường lớn nhất trong các loại hình vì cơ cấu vốn phức tạp, thủ tục pháp lý nhiều bước và yêu cầu điều lệ rõ ràng. Bên cạnh phí bắt buộc, doanh nghiệp nên tính đến chi phí thuê dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo chính xác.
- Chi phí mở công ty mới nói chung: Dù lựa chọn loại hình nào, chi phí mở công ty bao gồm:
- Các khoản phí bắt buộc theo quy định nhà nước.
- Chi phí dịch vụ đi kèm (nếu thuê ngoài).
- Khoản đầu tư ban đầu cho cơ sở vật chất, nhân sự, kế toán.
Chi tiết các loại chi phí thành lập doanh nghiệp và mức phí hiện hành
Các khoản chi phí này được chia thành nhiều nhóm, bao gồm lệ phí bắt buộc theo quy định, chi phí dịch vụ nếu thuê đơn vị hỗ trợ, và các chi phí phát sinh khác trong quá trình chuẩn bị thành lập bao gồm:
1. Chi phí đăng ký thành lập doanh nghiệp (bao gồm lệ phí đăng ký kinh doanh)
Đây là các khoản phí bắt buộc phải nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nhà nước để hoàn tất thủ tục pháp lý và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bao gồm:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp:
- Mức phí: 50.000 đồng (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
- Miễn phí nếu doanh nghiệp đăng ký online qua Cổng thông tin quốc gia.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp:
- Mức phí: 100.000 đồng.
- Doanh nghiệp bắt buộc phải công bố thông tin trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép.
- Phí khắc dấu tròn doanh nghiệp:
- Dao động: 450.000 – 500.000 đồng/con dấu, tùy theo đơn vị cung cấp và yêu cầu thiết kế.
- Đây là chi phí bắt buộc nếu doanh nghiệp chưa có sẵn dấu.
2. Lệ phí thành lập doanh nghiệp theo quy định nhà nước
Ngoài các khoản trên, một số chi phí khác do nhà nước quy định có thể phát sinh tùy từng loại hình doanh nghiệp:
- Lệ phí môn bài:
- Doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP.
- Từ năm thứ hai trở đi, mức lệ phí môn bài dao động từ 1.000.000 – 3.000.000 đồng/năm, tùy theo vốn điều lệ đăng ký.
3. Phí thành lập công ty trọn gói so với tự thực hiện
Doanh nghiệp có 2 lựa chọn khi tiến hành thủ tục thành lập:
a. Tự thực hiện
- Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí dịch vụ.
- Nhược điểm: Tốn thời gian, dễ sai sót hồ sơ, có thể phải đi lại nhiều lần để chỉnh sửa.
b. Thuê dịch vụ thành lập công ty trọn gói
- Ưu điểm: Nhanh chóng, đúng quy trình, có tư vấn pháp lý đi kèm.
- Nhược điểm: Mất thêm chi phí dịch vụ, tuy nhiên sẽ tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro pháp lý.
4. Chi phí dịch vụ thành lập công ty
Nếu sử dụng dịch vụ trọn gói tại các đơn vị uy tín (ví dụ: Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia, Anpha…), bạn sẽ phải trả thêm phí dịch vụ tùy loại hình doanh nghiệp:
a. Dịch vụ thành lập công ty trọn gói (áp dụng chung)
- Phí dịch vụ dao động: 1.000.000 – 1.500.000 đồng, tùy khu vực.
- Thời gian thực hiện: Từ 1 – 3 ngày làm việc, có gói nhanh trong 24h.
b. Phí dịch vụ thành lập công ty TNHH 1 thành viên
- Phí trọn gói tham khảo: 1.000.000 đồng (tại TP.HCM, Hà Nội).
- Bao gồm: Soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, khắc dấu, công bố thông tin, trả kết quả.
c. Phí dịch vụ thành lập công ty cổ phần và các loại hình khác
- Dao động từ 1.000.000 – 1.500.000 đồng tùy vào loại hình và khu vực.
- Một số đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên biệt cho từng mô hình: TNHH 2TV, Hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân…
5. Các chi phí khác trước khi thành lập doanh nghiệp
Ngoài lệ phí và phí dịch vụ chính, trong quá trình chuẩn bị thành lập công ty, bạn có thể cần chi trả thêm một số khoản sau:
- Chi phí khảo sát thị trường, địa điểm đặt trụ sở: Tùy quy mô, có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng nếu thuê chuyên gia phân tích.
- Chi phí tư vấn pháp lý ban đầu: Nếu thuê luật sư hoặc đơn vị tư vấn riêng (không nằm trong gói trọn gói), phí có thể từ 300.000 – 1.000.000 đồng/lần tư vấn.
- Chi phí công chứng hồ sơ, giấy tờ cá nhân: Dao động khoảng 10.000 – 50.000 đồng/trang tùy nơi công chứng.
- Chi phí dịch thuật tài liệu (nếu cần): Nếu người góp vốn là cá nhân/tổ chức nước ngoài, cần dịch thuật hồ sơ pháp lý, mức phí dao động từ 100.000 – 200.000 đồng/trang.
Tổng chi phí thành lập một doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ dao động từ 700.000 – 3.000.000 đồng nếu tự thực hiện, và từ 1.500.000 – 5.000.000 đồng nếu sử dụng dịch vụ trọn gói (bao gồm toàn bộ phí, lệ phí và dịch vụ hỗ trợ sau thành lập như: mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế, chữ ký số…).
Hướng dẫn hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp
Việc hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp cần tuân thủ theo đúng quy định kế toán và pháp luật hiện hành để đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ trong báo cáo tài chính.
1. Nguyên tắc hạch toán chi phí thành lập
- Các khoản chi phí thành lập chỉ được ghi nhận nếu có chứng từ hợp lệ.
- Toàn bộ chi phí phải hạch toán đúng thời điểm, đúng bản chất (chi phí trả trước hoặc chi phí khác).
- Chi phí này không được coi là tài sản vô hình.
2. Hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp
- Trước khi có giấy phép đăng ký kinh doanh, các khoản chi như tư vấn, lệ phí, hồ sơ… do sáng lập viên chi trả sẽ được ghi nhận khoản phải thu hoặc vốn góp bổ sung.
- Khi doanh nghiệp thành lập, các khoản chi này được chuyển sang chi phí trả trước dài hạn.
3. Hạch toán chi phí khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động
- Khi có doanh thu, chi phí thành lập được phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Sử dụng TK 242 – Chi phí trả trước để theo dõi và phân bổ.
4. Phân bổ chi phí thành lập theo quy định
- Chi phí được phân bổ trong thời gian tối đa 3 năm.
- Mỗi kỳ kế toán, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 242 – Chi phí trả trước
Ví dụ:
- Công ty TNHH 1 thành viên: Chi phí thành lập 60 triệu, phân bổ trong 3 năm → mỗi năm 20 triệu vào chi phí quản lý.
- Công ty cổ phần: Các cổ đông góp vốn bằng tiền để chi trả, khi công ty hoạt động thì ghi nhận vào TK 242 và phân bổ tương tự.
Với những chia sẻ ở trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về cách hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp một cách chính xác. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về chi phí thành lập công ty hay cần hỗ trợ chuyên sâu hơn, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline 0902251359 để được tư vấn và giải đáp kịp thời.
