Không ít doanh nghiệp đôi khi rơi vào tình huống nộp chậm tờ khai thuế và cần phải gửi công văn giải trình đến cơ quan quản lý. Một văn bản được soạn thảo đúng chuẩn không chỉ giúp làm rõ nguyên nhân mà còn thể hiện thiện chí tuân thủ và giảm thiểu rủi ro xử phạt.
Ở bài viết hôm nay Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia sẽ cùng bạn tìm hiểu mẫu công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế năm 2025, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo để doanh nghiệp có thể áp dụng hiệu quả.
Khi nào cần lập công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế?
Công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế thường được lập khi doanh nghiệp hoặc cá nhân không nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn theo quy định của Luật Quản lý thuế. Đây là văn bản cần thiết để trình bày rõ nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ và đề xuất biện pháp khắc phục, nhằm tránh hoặc giảm nhẹ mức xử phạt.
Một số tình huống điển hình cần lập công văn giải trình gồm:
- Nộp tờ khai quá hạn so với thời gian quy định trong tháng, quý hoặc năm.
- Nhận thông báo yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế do phát hiện hồ sơ nộp muộn hoặc không khớp dữ liệu.
- Phát sinh lý do khách quan như thiên tai, dịch bệnh, hệ thống kê khai điện tử gặp sự cố, mất dữ liệu.
- Nguyên nhân nội bộ như thay đổi nhân sự kế toán, thiếu chứng từ hợp lệ, nhầm lẫn trong quá trình lập báo cáo.
Trong những trường hợp này, công văn giải trình không chỉ thể hiện sự hợp tác của doanh nghiệp/cá nhân với cơ quan thuế mà còn giúp chứng minh rằng việc nộp chậm là do nguyên nhân bất khả kháng hoặc ngoài ý muốn, từ đó giảm rủi ro bị xử lý ở mức nặng.
Mẫu công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế năm 2025 ( Kèm file tải mẫu)
Mẫu số 1
| CÔNG TY …………
———————— |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———o0o———- |
| Số: | ….., ngày…tháng….năm……. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v trả lời công văn số ……………… của Chi cục thuế ……………………………..)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ …………………………..
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY………..
– Mã số thuế: ……
– Địa chỉ trụ sở chính: …………
– Người đại diện theo pháp luật: ………………………………
– Điện thoại: ………………………..
Ngày ….. tháng …….. năm ………, chúng tôi nhận được Công văn số …………… của Chi cục thuế quận ……………………. về việc ……………………. Chúng tôi xin được trả lời lần lượt các câu hỏi trong Công văn như sau:
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
Công ty ………………………………………… kính đề nghị Chi cục thuế quận ………………………… xem xét, tạo điều kiện cho Công ty kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Xin trân trọng kính chào!
|
Nơi nhận: – Như trên. – Lưu VP. |
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
Tải về: Mẫu số 1
Mẫu số 2
| CÔNG TY …..
———————— |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———o0o———- |
| Số: | Hà Nội, ngày…tháng….năm……. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v ……………………………………………………………………..
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ QUẬN …………………………..
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY ….
– Mã số thuế: ….
– Địa chỉ trụ sở chính: ………..
– Người đại diện theo pháp luật: ………………………………
– Điện thoại: ………………………..
Nội dung giải trình:
……………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Công ty chúng tôi làm công văn giải trình này, gửi tới Chi cục thuế …………………………… để giải trình về việc ………………………………………………
Công ty chúng tôi xin cam kết nội dung trên là đúng và xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Xin trân trọng kính chào!
|
Nơi nhận: – Như trên. – Lưu VP. |
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
Tải về: Mẫu số 2
Mẫu số 3
|
CÔNG TY …… ———————— |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———o0o———- |
| Số: | Hà Nội, ngày…tháng….năm……. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v chậm nộp Tờ khai thuế GTGT quý …….)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ QUẬN …………………………..
– Tên doanh nghiệp: ……
– Mã số thuế: …..
– Địa chỉ trụ sở chính: ……………..
– Người đại diện theo pháp luật: ………………………………
– Điện thoại: ………………………..
Ngày ….. tháng …….. năm …………….., chúng tôi nhận được công văn số …………….. của Chi cục thuế quận ……………………. về việc chậm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng quý …………….. Chúng tôi xin trình bày lý do dẫn đến việc chậm nộp như sau:
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
Căn cứ theo …………..
Công ty ………………………………………… kính đề nghị Chi cục thuế quận ………………………… xem xét các tình tiết giảm nhẹ để giảm mức phạt vi phạm hành chính, tạo điều kiện cho Công ty kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Xin trân trọng kính chào!
|
Nơi nhận: – Như trên. – Lưu VP. |
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
Tải về: Mẫu số 3
Lưu ý khi gửi công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế
Khi gửi công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế, doanh nghiệp cần lưu ý cả về thời điểm, phương thức gửi và việc theo dõi xử lý sau đó để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.
- Thời điểm gửi: Công văn nên được lập và gửi ngay khi doanh nghiệp phát hiện có sai sót hoặc khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế. Theo quy định, thời hạn thông thường không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày lập biên bản vi phạm, do đó việc gửi sớm sẽ giúp cơ quan thuế xem xét nhanh chóng và có thể được áp dụng tình tiết giảm nhẹ.
- Cách thức gửi: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế hoặc gửi thông qua hệ thống thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn). Dù chọn cách nào, cần giữ lại biên nhận, số công văn hoặc xác nhận điện tử để làm bằng chứng.
Ngoài ra sau khi nộp công văn, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra phản hồi từ cơ quan thuế qua email, văn bản hoặc trên hệ thống điện tử. Trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu bổ sung thêm hồ sơ, giải trình chi tiết hơn hoặc thực hiện kê khai bổ sung, doanh nghiệp phải nhanh chóng đáp ứng.
Việc chủ động lập và nộp công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế không chỉ thể hiện sự tuân thủ quy định mà còn giúp doanh nghiệp bạn giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh với cơ quan thuế. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn dễ dàng soạn thảo một công văn chuẩn xác và hiệu quả. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ hotline 0902251359 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhé!
