Thành lập văn phòng đại diện cần những hồ sơ gì? Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện có khó không? Tất cả những vấn đề này đều được Công ty TNHH Dịch vụ công quốc gia giải đáp ngay tại bài viết dưới đây. Đồng thời, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn điều kiện để thực hiện đăng ký văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, đơn vị này có trách nhiệm đại diện theo uỷ quyền để bảo vệ và đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trong và ngoài nước với mục đích thực hiện chức năng, đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Thành lập văn phòng đại diện chính là việc thực hiện thiết lập đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp tại một địa điểm khác với trụ sở công ty. Văn phòng này sẽ thực hiện các hoạt động giao dịch của công ty nhưng không được phát sinh hoạt động kinh doanh.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện của công ty được thành lập nhằm thực hiện chức năng liên lạc, thực hiện các hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin, đánh giá, từ đó hỗ trợ đẩy nhanh quá trình doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng mới. Các văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến giao dịch thay công ty mẹ.
Do đó, chức năng kinh doanh của văn phòng đại diện là không tồn tại. Các hợp đồng kinh doanh, tạo doanh thu không được phát sinh tại đây.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện mới nhất
Để có thể mở văn phòng đại diện bạn cần đáp ứng các điều kiện cụ thể sau đây:
- Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, việc thực hiện hai thủ tục cùng một lúc là không thể.
- Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện, tên văn phòng bắt buộc phải có Tên công ty + cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Văn phòng đại diện của công ty chỉ được phép thực hiện chức năng giao dịch. Vì vậy, trưởng văn phòng cũng chỉ có quyền ký các hợp đồng tương ứng với chức năng trên.
- Văn phòng đại diện không được đặt trụ sở tại nhà tập thể hoặc nhà chung cư.
- Văn phòng đại diện của công ty không phát sinh các thủ tục liên quan đến vấn đề thuế. Tuy nhiên khi có nhu cầu thay đổi khác quận, huyện thì cần phải xác nhận nghĩa vụ với Cơ quan thuế. Do đó việc lựa chọn kỹ càng địa chỉ thành lập văn phòng đại diện là rất quan trọng.
Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
Như đã tìm hiểu ở trên, văn phòng đại diện có thể mở trong nước và tại nước ngoài. Như vậy, hồ sơ cần chuẩn bị cho từng trường hợp cũng có những giấy tờ khác nhau. Cụ thể sau đây:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trong nước
Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trong nước bao gồm:
- Văn bản thông báo và quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần cần có biên bản cuộc họp về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện nếu trưởng văn phòng không kiêm nhiệm là người đại diện pháp luật, cổ đông, thành viên hoặc chủ sở hữu công ty;
- Giấy tờ pháp lý của Trưởng văn phòng đại diện (CCCD/ CMND hoặc Hộ chiếu công chứng bản sao).
- Giấy uỷ quyền người nộp hồ sơ;
- Giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ được uỷ quyền (CCCD/ CMND hoặc Hộ chiếu công chứng bản sao).
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
Đối với thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, hồ sơ cho trường hợp này chuẩn bị như sau:
- Thực hiện chuẩn bị thành phần hồ sơ, thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
- Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không cần phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
- Doanh nghiệp chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng đang hoạt động.
- Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin lên hệ thống Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ với các thành phần nêu trên. Đồng thời, chuẩn bị thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại văn phòng đại diện và 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở và nộp lệ phí.
- Bước 3: Phòng ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng ĐKKD tiến hành bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 4: Khắc dấu cho văn phòng đại diện của công ty.
Bài viết đã gửi đến bạn thông tin về điều kiện và thủ tục mở văn phòng đại diện. Mong rằng nội dung đã chia sẻ ở trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Nếu bạn đang băn khoăn về vấn đề này, hãy kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ, tư vấn thêm ngay hôm nay.
