Thay đổi địa điểm kinh doanh là hoạt động ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào việc thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận hay cùng quận, thủ tục và các yêu cầu sẽ có sự khác biệt. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa việc thay đổi địa điểm cùng quận và khác quận, từ đó chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện thủ tục một cách thuận lợi nhất.
Khi nào cần thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh?
Để tránh những khó khăn, rắc rối về mặt pháp lý và đảm bảo khách hàng dễ dàng tìm đến, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh và công bố thông tin thay đổi này ngay khi có sự thay đổi về địa điểm hoạt động.
Mặc dù quy định về việc thông báo thay đổi địa chỉ đã được ban hành, nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện sai quy trình, dẫn đến vi phạm pháp luật. Về cơ bản, có hai trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh cần lưu ý gồm:
- Thay đổi địa điểm kinh doanh cùng quận/huyện
- Thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện
Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là việc một doanh nghiệp di chuyển trụ sở chính hoặc chi nhánh đến một địa chỉ mới nằm hoàn toàn trong phạm vi hành chính của một quận hoặc huyện. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp vẫn hoạt động trong cùng một đơn vị hành chính cấp quận, không có sự thay đổi về mặt địa lý quá lớn.
Dưới đây là hướng dẫn chỉ tiết thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh cùng quận:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ:
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (có chữ ký của người đại diện theo pháp luật).
- Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị (Công ty Cổ phần) hoặc Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký thuế/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Bước 2 – Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận trực tiếp ở Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư quận/huyện hoặc nộp trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (www.dangkykinhdoanh.gov.vn).
Bước 3 – Xét duyệt hồ sơ
Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Thông thường, thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh cùng quận được giải quyết khá nhanh chóng, chỉ mất vài ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào từng địa phương và khối lượng công việc của cơ quan hành chính.
Bước 4 – Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ được duyệt, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, trong đó đã cập nhật thông tin địa chỉ mới.
Lưu ý quan trọng khi làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh cùng quận
- Doanh nghiệp không cần thông báo thay đổi địa chỉ cho Chi cục Thuế.
- Không được xuất hóa đơn trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Xử lý hóa đơn cũ:
- Nếu không sử dụng hóa đơn cũ: Làm thông báo hủy hóa đơn và nộp cho cơ quan thuế. Sau đó, thông báo phát hành hóa đơn mới khi đặt in hóa đơn theo địa chỉ mới.
- Nếu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ: Khắc dấu vuông địa chỉ mới lên hóa đơn và nộp mẫu TP04 trực tuyến để tiếp tục sử dụng.
Hướng dẫn thủ tục chuyển địa chỉ công ty khác quận
Đổi địa chỉ công ty khác quận là việc một doanh nghiệp di chuyển trụ sở chính hoặc chi nhánh đến một địa chỉ mới thuộc một quận/huyện khác với địa chỉ cũ. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ thay đổi hoàn toàn đơn vị hành chính quản lý, đồng nghĩa với việc có thể thay đổi cả mã số thuế và một số thông tin liên quan khác.
Việc làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận yêu cầu thực hiện các bước sau:
Bước 1 – Hoàn tất thủ tục thuế (chốt thuế)
Theo quy định, trước khi chuyển trụ sở công ty khác quận (dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý), doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục thuế với cơ quan thuế hiện tại.
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Biên bản họp về việc chuyển địa điểm kinh doanh.
- Quyết định về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Công văn gửi cơ quan thuế về việc chốt thuế của doanh nghiệp.
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép kinh doanh.
- Giấy giới thiệu/Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
- Nơi nộp hồ sơ: Chi cục Thuế quản lý doanh nghiệp hiện tại.
- Thời gian xử lý: Sau 7-9 ngày làm việc kết quả sẽ được thông báo hoặc doanh nghiệp có thể đến Chi cục Thuế để nhận trực tiếp.
Bước 2 – Đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh
Sau khi hoàn tất thủ tục chốt thuế, doanh nghiệp tiến hành đăng ký thay chuyển địa chỉ công ty khác quận với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Hồ sơ thủ tục đổi địa chỉ công ty khác quận cần chuẩn bị:
- Mẫu văn bản số 09, 09a (do cơ quan thuế cung cấp).
- Thông báo thay đổi địa chỉ theo mẫu quy định (Phụ lục II.1, Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT).
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ (đối với Công ty Cổ phần và Công ty TNHH).
- Quyết định về thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Giấy giới thiệu/Văn bản ủy quyền (nếu cần).
- Bản gốc của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.
- Nơi nộp hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận: Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận: 3-5 ngày làm việc.
Bước 3 – Cập nhật con dấu (nếu cần)
Nếu con dấu hiện tại chứa thông tin địa chỉ cũ, doanh nghiệp cần khắc dấu mới và công bố mẫu dấu trên Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp. Thời gian xử lý cập nhật con dấu khoảng 1-3 ngày làm việc. Nếu con dấu không chứa thông tin địa chỉ quận/huyện thì không cần thực hiện bước này.
Bước 4 – Thông báo cơ quan thuế mới
Gửi công văn thông báo cho Chi cục Thuế mới (quản lý địa chỉ mới) về việc doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh khác quận và thông báo về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn hiện tại hoặc phát hành hóa đơn mới.
Bước 5 – Cập nhật giấy phép con (nếu có)
Nếu doanh nghiệp có giấy phép con (ví dụ: Giấy phép cơ sở lưu trú, Giấy phép đào tạo, Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm…), cần cập nhật thông tin địa chỉ mới trên các giấy phép này.
Lưu ý khi thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận
Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn với địa chỉ cũ. Việc xuất hóa đơn chỉ được thực hiện sau khi hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan thuế và cập nhật địa chỉ mới.
- Đối với hóa đơn giấy: Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ sau khi thông báo với cơ quan thuế và khắc dấu địa chỉ mới lên hóa đơn. Nếu không muốn sử dụng hóa đơn cũ, cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn và phát hành hóa đơn mới.
- Đối với hóa đơn điện tử: Cần thông báo với cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn để cập nhật thông tin địa chỉ mới. Nếu nhà cung cấp không thể cập nhật, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn về thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh cùng quận và khác quận. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về các thủ tục hành chính, hãy liên hệ với Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia – Đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé!
