Đăng ký bảo hiểm xã hội là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và đảm bảo quyền lợi của người lao động. Quy trình này cần chuẩn bị cẩn thận về hồ sơ cũng như thủ tục để tránh sai sót. Bài viết Công ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia chia sẻ dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp để bạn hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Quy định đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
Căn cứ tại Điểm a Khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp cần phải đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp đó ký kết hợp đồng, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Theo đó, tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, 3 nhóm đối tượng dưới đây doanh nghiệp phải đóng BHXH cho họ chính là:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động (HĐLĐ)xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn, làm việc theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ 3 tháng đến dưới 12 tháng;
- Người làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng;
- Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương.
Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp được hướng dẫn như sau:
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS).
- Báo cáo tình hình sử dụng của doanh nghiệp và danh sách tham gia các loại bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Giấy Đăng ký kinh doanh của công ty (Bản sao).
- HĐLĐ giữa doanh nghiệp và nhân viên được ký tên, đóng dấu giáp lai đầy đủ.
Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Thủ tục đăng ký đóng BHXH cho doanh nghiệp được thực hiện theo 02 bước là xin cấp mã đơn vị và báo tăng/ giảm lao động. Các bước được thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng ký mã số BHXH cho doanh nghiệp
Ở thủ tục này, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu gồm Mẫu TK3-TS; Giấy Đăng ký kinh doanh (Bản sao) tại Cơ quan BHXH quận/ huyện – nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc gửi qua đường bưu điện.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nộp trực tuyến tại phần mềm kê khai BHXH điện tử hoặc tại website của Cơ quan BHXH tại https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index để thực hiện đăng ký mã đơn vị BHXH và thuận tiện cho việc theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.
Thời gian giải quyết hồ sơ được thực hiện trong vòng 1 – 7 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan nhận được hồ sơ hợp lệ. Sau đó, doanh nghiệp sẽ được cơ quan BHXH cấp mã đơn vị.
Bước 2: Báo tăng/ giảm lao động
Sau khi doanh nghiệp được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp cần tiến hành báo tăng BHXH qua 02 hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến. Bước này, bạn có thể nộp hồ sơ báo tăng/ giảm lao động giấy tại Cơ quan BHXH quản lý hoặc đăng ký tài khoản khai báo trên phần mềm kê khai BHXH hoặc website chính thức của BHXH Việt Nam.
Khi doanh nghiệp đã đăng ký thành công và đóng tiền BHXH cho người lao động, cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ Bảo hiểm xã hội, thẻ BHYT của người lao động sau 05 ngày.
Trường hợp nộp hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể kết hợp cả hồ sơ bước 1 và bước 2 khi làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp. Lưu ý, khi nộp qua hình thức này phải đính kèm thêm CMND/ CCCD (Photo công chứng) của lao động tham gia BHXH.
Mức đóng bảo hiểm xã hội hiện nay
Mức đóng BHXH hiện nay là 32%, trong đó doanh nghiệp sẽ đóng 21,5% cho người lao động và người lao động phải đóng 10,5%. Công thức tính mức đóng BHXH như sau:
- Số tiền đóng BHXH = 32% x Mức lương đóng BHXH;
- Mức đóng BHXH ≥ Mức lương tối thiểu vùng;
- Mức đóng BHXH = Mức lương + Phụ cấp + Các khoản bổ sung khác theo quy định.
Lưu ý: Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với người lao động làm việc hoặc giữ chức danh đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường.
Lưu ý đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
- Khi đăng ký BHXH cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tiến hành làm thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết HĐLĐ/ hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với NLĐ.
- Mỗi doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu sẽ được cấp mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố theo dõi riêng.
- Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ khác quận hoặc tỉnh cần phải báo giảm nhân viên hoặc chốt sổ BHXH cho nhân viên đó.
Đến quận/ huyện/ tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký mã bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp mới và nộp hồ sơ như cách đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu. Ngoại trừ một số doanh nghiệp cơ cơ quan quản lý BHXH cấp tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh mới phải làm hồ sơ, còn trong tỉnh hay thành phố thì không cần.
- Sau khi báo tăng/ giảm lao động, những lao động có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ BHYT. Trường hợp mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng lao động mới được chấp nhận.
Việc đăng ký đóng BHXH lần đầu cho doanh nghiệp không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm của chủ doanh nghiệp đến quyền lợi của người lao động. Hy vọng hướng dẫn cách đăng ký bảo hiểm xã hội trên sẽ giúp bạn nắm rõ các bước cũng như chuẩn bị hồ sơ, thủ tục cần thiết để hoàn tất quy trình làm BHXH trong thời gian ngắn nhất.
