Việc đăng ký BHXH cho nhân viên mới không chỉ đảm bảo về mặt pháp lý mà còn là quyền lợi lâu dài và thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể tạo dựng sự uy tín và góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực. Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia sẽ gửi đến bạn thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới chi tiết nhất và những lưu ý quan trọng.
Đăng ký BHXH cho nhân viên mới cần những gì?
Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2019 và sự hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:
Đối với người lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH/ BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Nếu NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì nộp thêm giấy tờ chứng minh để được ghi nhận mức hưởng này.
Đối với người sử dụng lao động:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH/ BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Bản báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê khai thông tin (Mẫu D01-TS).
Như vậy, hồ sơ đăng ký BHXH cho nhân viên mới đều cần người lao động và doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Bạn chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ nộp cho cơ quan BHXH để xử lý. Doanh nghiệp là đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên kê khai thông tin, hoàn thiện các loại giấy tờ, hồ sơ.
Thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới
Căn cứ vào Quyết định 222/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại Chương IV Quyết định 595/QĐ-BHXH, cách đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ đăng ký BHXH cho nhân viên mới theo hướng dẫn đã nêu trên.
- Bước 2: Doanh nghiệp sẽ là đơn vị nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH. Bạn có thể lựa chọn một trong những hình thức sau:
- Nộp qua đường bưu điện;
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH;
- Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công;
- Nộp online tại Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam;
- Nộp online qua tổ chức I-VAN.
- Bước 3: Doanh nghiệp tiến hành đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
- Bước 4: Cơ quan bảo hiểm sẽ tiếp nhận và hoàn thành việc cấp sổ BHXH và thẻ BHYT trong vòng tối đa 05 ngày kể từ ngày doanh nghiệp đóng tiền.
Lưu ý: Thủ tục đăng ký làm BHXH cho nhân viên mới hoàn toàn không mất phí. Hình thức cấp sổ BHXH và thẻ BHYT sẽ được cơ quan bảo hiểm cấp theo hình thức mà doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
Thời hạn đóng BHXH cho nhân viên mới
Theo khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, doanh nghiệp/ người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người sử dụng lao động và NLĐ ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng. Thời gian này tính theo ngày bình thường, tức đã bao gồm cả các ngày nghỉ lễ, Tết và ngày nghỉ hằng tuần.
Không đăng ký BHXH cho nhân viên mới có bị phạt không?
Đăng ký BHXH cho nhân viên mới là quyền lợi của người lao động khi làm việc tại một doanh nghiệp. Nếu quá thời hạn cho phép, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo mức phạt quy định tại Điểm a Khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân: Phạt tiền từ 2 đến 4 triệu đồng, tối đa không quá 75 triệu đồng.
- Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức: Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng, tối đa không quá 150 triệu đồng.
Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ cũng như thông tin của người lao động. Việc thực hiện đúng và kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho NLĐ, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý không đáng có sau này. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline để được giải đáp ngay nhé.
