Việc làm giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam là một thủ tục hành chính quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình này, đặc biệt là những thay đổi mới nhất từ năm 2025, bài viết này Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết và cập nhật nhất về quy trình làm giấy phép lao động.
Tại sao cần giấy phép lao động?
Giấy phép lao động (work permit) là một loại giấy tờ chứng minh rằng người lao động nước ngoài được phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Giấy phép lao động có hiệu lực tối đa 2 năm và đóng vai trò then chốt trong việc xin cấp thẻ tạm trú. Nếu không thuộc diện miễn, người nước ngoài không được phép làm việc tại Việt Nam nếu không có giấy phép lao động.
Đối tượng người nước ngoài được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam
Theo quy định hiện hành, hầu hết người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải có giấy phép lao động. Giấy phép lao động sẽ được cấp cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc các trường hợp sau:
- Người lao động theo hợp đồng: Bao gồm những người ký kết hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam.
- Chuyển công tác nội bộ: Áp dụng cho người nước ngoài được điều chuyển đến làm việc tại chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của công ty mẹ tại Việt Nam.
- Nhà đầu tư: Những người góp vốn vào công ty Việt Nam hoặc thành lập công ty tại Việt Nam với mức vốn góp dưới 3 tỷ đồng.
- Chuyên gia/người làm việc theo hợp đồng/thỏa thuận: Bao gồm các chuyên gia, cá nhân làm việc trong lĩnh vực kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, giáo dục, thể thao và y tế.
- Nhà cung cấp dịch vụ: Áp dụng cho cá nhân hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
- Đại diện chào bán dịch vụ: Những người được cử đến Việt Nam để chào bán dịch vụ của công ty nước ngoài.
- Nhân viên tổ chức phi chính phủ/quốc tế: Người làm việc cho các tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoặc những tổ chức quốc tế đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- Tình nguyện viên: Người nước ngoài tham gia các hoạt động tình nguyện tại Việt Nam.
- Người phụ trách thành lập hiện diện thương mại: Cá nhân chịu trách nhiệm thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc hình thức hiện diện thương mại khác của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.
- Cán bộ quản lý/chuyên gia/lao động kỹ thuật: Bao gồm các nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.
- Người tham gia dự án/gói thầu: Người nước ngoài tham gia thực hiện các dự án hoặc gói thầu tại Việt Nam.
- Thân nhân cán bộ cơ quan đại diện nước ngoài: Những người là thân nhân của cán bộ làm việc tại cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và được phép làm việc dựa theo điều ước quốc tế mà trong đó Việt Nam là thành viên.
Những trường hợp người nước ngoài không cần giấy phép lao động tại Việt Nam
Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người nước ngoài thuộc các trường hợp sau đây được miễn Giấy phép lao động:
Doanh nghiệp & Đầu tư:
- Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH (góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên).
- Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần (góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên).
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
Dịch vụ & Thương mại:
- Di chuyển nội bộ trong 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO (kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí, vận tải).
- Chào bán dịch vụ/hàng hóa (dưới 3 tháng).
- Xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp (dưới 3 tháng, khi chuyên gia Việt Nam và nước ngoài tại Việt Nam không xử lý được).
Ngoại giao & Tổ chức quốc tế:
- Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính của các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
- Có hộ chiếu công vụ làm việc cho cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội.
Giáo dục & Đào tạo:
- Giảng dạy, nghiên cứu tại trường quốc tế thuộc quản lý cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc Liên Hợp Quốc; các cơ sở, tổ chức theo hiệp định Việt Nam tham gia.
- Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam giảng dạy, nghiên cứu.
- Học sinh, sinh viên nước ngoài thực tập, học viên thực tập, tập sự trên tàu biển tại Việt Nam theo thỏa thuận.
Các trường hợp khác:
- Luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam.
- Cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên môn, kỹ thuật hoặc thực hiện nhiệm vụ phục vụ nghiên cứu, dự án sử dụng ODA theo điều ước quốc tế.
- Được Bộ Ngoại giao cấp phép hoạt động trong lĩnh vực thông tin, báo chí.
- Tình nguyện viên làm việc theo quy định.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc dưới 30 ngày (không quá 3 lần/năm).
- Thực hiện thỏa thuận quốc tế do cơ quan, tổ chức Trung ương, cấp tỉnh ký kết.
Lưu ý: Các quy định về giấy phép lao động có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian. Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Điều kiện cấp Giấy phép lao động
Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Đạt yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc và sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế.
- Không có tiền án, tiền sự, không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc nước ngoài.
- Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (trừ trường hợp được miễn xác định nhu cầu).
Hậu quả pháp lý nếu không có giấy phép lao động
- Đối với người lao động: Có thể bị trục xuất, phạt tiền, thậm chí bị cấm nhập cảnh vào Việt Nam.
- Đối với doanh nghiệp: Bị phạt hành chính với số tiền lớn, đình chỉ hoạt động, thậm chí bị thu hồi giấy phép kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ lương, bảo hiểm xã hội của người lao động.
Quy trình làm giấy phép lao động chi tiết
Dưới đây là quy trình cấp giấy phép lao động/quy trình làm work permit cập nhật mới nhất.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Để xin Giấy phép lao động, người nước ngoài cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Đơn đề nghị: Mẫu số 11/PLI (Phụ lục I, Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
- Giấy khám sức khỏe: Cấp trong vòng 12 tháng bởi cơ sở y tế đủ điều kiện tại Việt Nam hoặc nước ngoài.
- Lý lịch tư pháp: Cấp trong vòng 6 tháng bởi cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam (Phiếu lý lịch số 1) hoặc nước ngoài.
- Văn bản chấp thuận vị trí công việc: Xác nhận từ doanh nghiệp tuyển dụng.
- Bản sao hộ chiếu và visa: Công chứng theo quy định.
- Chứng minh năng lực chuyên môn (nếu có): Bằng đại học, chứng chỉ chuyên môn, xác nhận kinh nghiệm (tối thiểu 3 năm đối với quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên).
- Ảnh thẻ: 02 ảnh màu 4x6cm, phông trắng, không đeo kính.
- Tài liệu bổ sung (nếu có): Quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, điều lệ công ty,…
Bước 2: Nộp hồ sơ
Quy định trong ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc, người nộp hồ sơ gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi người nước ngoài dự kiến làm việc.
Hình thức nộp hồ sơ:
- Trực tiếp: Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của Sở Lao động.
- Qua mạng: Một số địa phương đã triển khai dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến.
Bước 3: Xét duyệt và cấp phép
Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ xin giấy phép lao động hợp lệ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ cấp giấy phép lao động (Mẫu số 12/PLI, Phụ lục I, Nghị định 152/2020/NĐ-CP) hoặc có văn bản từ chối nêu rõ lý do.
Các trường hợp có thể xảy ra:
- Cấp giấy phép: Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động.
- Yêu cầu bổ sung hồ sơ: Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc chưa rõ ràng, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu bổ sung.
- Từ chối cấp: Nếu hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu hoặc vi phạm quy định, cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối cấp giấy phép.
Bước 4: Nhận giấy phép lao động
Đặc điểm Giấy phép lao động:
- Khổ A4 (21cm x 29.7cm), gồm 2 trang (trang 1 màu xanh, trang 2 nền trắng, hoa văn xanh, hình ngôi sao ở giữa).
- Mã số gồm: Mã tỉnh/thành phố và Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Mẫu 16/PLI, Phụ lục I, Nghị định 70/2023/NĐ-CP); 2 số cuối của năm cấp; loại giấy phép (1-cấp mới, 2-gia hạn, 3-cấp lại); số thứ tự (từ 000.001).
- Giấy phép điện tử phải tuân thủ quy định pháp luật và nội dung Mẫu số 12/PLI (Phụ lục I, Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
Thời hạn hiệu lực: Giấy phép lao động thường có thời hạn trong vòng 2 năm.
Những lưu ý quan trọng khi làm giấy phép lao động
Khi thực hiện quy trình xin giấy phép lao động bạn nên lưu ý một số điều sau:
- Các quy định về giấy phép lao động có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian. Hãy luôn cập nhật các thông tin mới nhất về quy định về giấy phép lao động để tránh những sai sót không đáng có.
- Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác thông tin, hợp lệ và làm thủ tục đúng thời hạn để quy trình làm giấy phép lao động được diễn ra thuận lợi.
- Để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện chính xác và nhanh chóng, doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị tư vấn uy tín để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được những rủi ro không đáng có.
Việc làm giấy phép lao động cho người nước ngoài là một quy trình khá phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cập nhật liên tục các quy định pháp luật. Tuy nhiên, với những thông tin quy trình làm giấy phép lao động được cung cấp trong bài viết này, Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp tự tin hơn trong việc thực hiện thủ tục này.
