Bạn đang là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam và muốn tìm hiểu về thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH)? Bài viết hôm nay Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia sẽ cung cấp cho những thông tin chi tiết nhất về hồ sơ, thủ tục và mức đóng BHXH cho người nước ngoài, giúp bạn hoàn thành các thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.
Có bắt buộc người nước ngoài tham gia BHXH tại Việt Nam không?
Người nước ngoài đóng bảo hiểm xã hội có bắt buộc không? Câu trả lời tùy thuộc vào tình huống cụ thể được quy định theo Luật BHXH 2014 (Khoản 2, Điều 2) và Nghị định 143/2018/NĐ-CP (Điều 2). Người lao động nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam phải tham gia BHXH bắt buộc nếu đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:
- Có giấy phép lao động, chứng chỉ/giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
- Ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc có thời hạn từ một năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ được miễn tham gia BHXH cho người nước ngoài như:
- Người lao động đã đến tuổi nghỉ hưu: Nam đủ 60 tuổi, nữ đủ 55 tuổi.
- Chuyển công tác nội bộ: Cán bộ quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật của các doanh nghiệp ở nước ngoài đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam, được điều chuyển tạm thời sang làm việc tại hiện diện này và đã được doanh nghiệp tuyển dụng ít nhất 12 tháng trước đó. (Điều này áp dụng cho việc di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định 11/2016/NĐ-CP).
Lưu ý: Người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký chế độ BHXH cho người nước ngoài thuộc diện bắt buộc.
Việc tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người nước ngoài, giúp người lao động được bảo đảm các quyền lợi khi nghỉ hưu, ốm đau, tai nạn lao động,… Đồng thời, đây cũng là nghĩa vụ của người lao động và doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ, thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội
Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký, kê khai và nộp đăng ký BHXH cho người nước ngoài ngoài theo Luật BHXH năm 2024, đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động.
Đăng ký BHXH lần đầu
Việc đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài gồm hai bước chính, cần hoàn thành trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hợp đồng quan hệ lao động (kể cả hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc sau tuyển dụng):
- Bước 1 – Nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đăng ký BHXH người nước ngoài đầy đủ và chính xác cho cơ quan BHXH. Hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng lao động/làm việc đã ký kết.
- Giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề (nếu có).
- Những giấy tờ khác theo quy định (nếu có).
- Bước 2 – Xử lý hồ sơ: Cơ quan BHXH xử lý hồ sơ trong 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Bước 3 – Cấp thẻ BHXH: Sau khi kiểm tra và xác nhận thông tin, cơ quan BHXH sẽ cấp thẻ BHXH cho người lao động. Thẻ BHXH đối với người nước ngoài là bằng chứng xác nhận tham gia BHXH, cho phép người lao động hưởng các quyền lợi BHYT, hưu trí, tai nạn lao động,….
Lưu ý:
- Việc nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội người nước ngoài đúng hạn đảm bảo quyền lợi của người lao động và thể hiện sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện, cơ quan BHXH sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và hướng dẫn bổ sung.
Kê khai và nộp tiền BHXH
Thủ tục kê khai và nộp tiền BHXH đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các bước chi tiết:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kê khai. Để tham gia bảo hiểm xã hội, người lao động nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo quy định của pháp luật. Các loại hồ sơ này thường bao gồm:
- Hợp đồng lao động đầy đủ thông tin về thời hạn, mức lương, BHXH và các quyền lợi khác. Hợp đồng phải được ký kết hợp pháp giữa người lao động và doanh nghiệp.
- Hộ chiếu và giấy phép lao động: Các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người lao động tại Việt Nam.
- Giấy tờ tùy thân của người lao động (hộ chiếu,…).
- Tờ khai tham gia bảo hiểm: Do doanh nghiệp lập và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Bước 2: Đăng ký kê khai BHXH: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Cơ quan BHXH sẽ cấp mã số BHXH cho người lao động sau khi kiểm tra hồ sơ.
- Bước 3: Kê khai mức đóng BHXH: Mức đóng dựa trên lương và phụ cấp theo hợp đồng lao động, bao gồm BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, hưu trí. Người sử dụng lao động kê khai hàng tháng qua hệ thống điện tử.
- Bước 4: Nộp tiền BHXH: Nộp tiền theo mức đã kê khai trong vòng 15 ngày đầu tháng kế tiếp qua chuyển khoản hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH. Giữ lại biên lai/chứng từ chuyển khoản.
- Bước 5: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành kiểm tra và cấp thẻ bảo hiểm xã hội cho người đăng ký.
- Bước 6: Kiểm tra và quản lý hồ sơ BHXH: Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan (hợp đồng, giấy phép, kê khai, biên lai). Định kỳ kiểm tra thông tin và quá trình đóng BHXH để đảm bảo chính xác và không có sai sót.
Việc thực hiện đúng quy trình đăng ký và quản lý BHXH không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động nước ngoài mà còn khẳng định tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp.
Lưu ý: Các loại hồ sơ bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài cần được photo công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
Mức đóng bảo hiểm xã hội mới nhất quy định cho người nước ngoài
Quy định về mức đóng bảo hiểm cho người nước ngoài đã được điều chỉnh qua các thời kỳ. Tùy thuộc vào loại hình bảo hiểm và mức lương của người lao động mà mức đóng sẽ khác nhau.
Cụ thể, căn cứ theo Điều 12, Điều 13 Nghị định 143/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 68/NQ-CP năm 2021, mức đóng BHXH của người nước ngoài được tính dựa trên lương tháng đóng BHXH của người lao động với các giai đoạn đóng & tỷ lệ đóng (%) như sau:
| Thời điểm đóng | Người sử dụng lao động | Người lao động | Quỹ ốm đau, thai sản | Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | Quỹ hưu trí, tử tuất (người sử dụng lao động) | Quỹ hưu trí, tử tuất (người lao động) |
| 01/12/2018 – 30/6/2021 | 3 | 0 | 3 | 0.5 hoặc 0.3 (*) | 0 | 0 |
| 01/7/2021 – 31/12/2021 | 3 | 0 | 3 | 0 (**) | 0 | 0 |
| 01/01/2022 – 30/6/2022 | 3 | 8 | 3 | 0 (**) | 14 | 0 |
| Từ 01/7/2022 | 3 | 8 | 3 | 0.5 hoặc 0.3 (*) | 14 | 0 |
Ghi chú:
- (*): Mức đóng 0.3% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp áp dụng cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có nguy cơ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cao và đã được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chấp thuận (theo Nghị định 58/2020/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần đề nghị để được áp dụng mức đóng này.
- (**): Doanh nghiệp được miễn đóng vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong giai đoạn từ 01/7/2021 đến 30/6/2022.
Lưu ý: Các quy định về mức đóng bảo hiểm xã hội đối với người nước ngoài có thể thay đổi theo thời gian và các quy định của pháp luật. Do đó, bạn nên tham khảo thông tin mới nhất từ cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc các chuyên gia tư vấn để nắm rõ.
Hướng dẫn báo tăng BHXH cho người nước ngoài
Để thực hiện các thủ tục báo tăng BHXH cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện hai bước sau:
- Bước 1: Đăng ký mã số đơn vị. Doanh nghiệp cần đăng ký mã số đơn vị để quản lý thông tin người lao động nước ngoài.
- Bước 2: Khai báo biến động bảo hiểm xã hội. Sau khi có mã số đơn vị, doanh nghiệp tiến hành khai báo các biến động bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài, bao gồm: đăng ký tham gia (báo tăng), thay đổi thông tin (báo điều chỉnh) và chấm dứt tham gia (báo giảm).
Thông tin quan trọng cần lưu ý:
- Địa chỉ khai sinh: Đối với người lao động nước ngoài, phần địa chỉ khai sinh cần điền đầy đủ thông tin địa chỉ thường trú hoặc tạm trú tại Việt Nam.
- Tỷ lệ đóng bảo hiểm: Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị quyết 68/NQ-CP ngày 01/07/2021 và Điều 18 Quyết định 595/QĐ-BHXH, kể từ ngày 01/01/2022, cả người dùng lao động và người lao động là công dân nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam đều phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN) hàng tháng dựa trên mức lương tháng.
Với những thông tin trên, Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về hồ sơ, thủ tục và mức đóng bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Việt Nam. Việc hiểu rõ các quy định về hồ sơ, thủ tục và mức đóng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền lợi của mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia để được tư vấn miễn phí, nhanh chóng.
