Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là bước quan trọng và bắt buộc để người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Năm 2025, quy trình này được thực hiện theo quy định mới nhất tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Trong bài viết này Công Ty TNHH Dịch Vụ Công Quốc Gia sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các bước, hồ sơ cần thiết cũng như thời gian xử lý, giúp doanh nghiệp và người lao động nắm rõ và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Điều kiện xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Tuổi và năng lực hành vi: Người lao động phải đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Trình độ và kinh nghiệm: Người lao động cần có trình độ chuyên môn, kỹ năng hoặc kinh nghiệm phù hợp với công việc được tuyển dụng. Các bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ liên quan phải được chứng minh rõ ràng.
- Sức khỏe: Phải có giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp trong vòng 12 tháng trước khi nộp hồ sơ, đảm bảo đủ sức khỏe để làm việc.
- Lý lịch tư pháp: Phải có lý lịch tư pháp rõ ràng, không có tiền án, tiền sự hay vi phạm pháp luật.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cũng phải đảm bảo các điều kiện:
- Phải có giấy phép đăng ký kinh doanh hợp pháp và hoạt động đúng ngành nghề liên quan đến công việc tuyển dụng.
- Chứng minh được nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là cần thiết, không thể tuyển dụng được lao động trong nước có năng lực tương đương.
- Cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về việc sử dụng lao động nước ngoài, bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.
Khi cả người lao động và doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, hồ sơ xin giấy phép lao động sẽ được cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp phép theo quy trình pháp luật hiện hành.
Quy trình và thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo quy định của pháp luật. Thủ tục này giúp doanh nghiệp và tổ chức sử dụng lao động nước ngoài tuân thủ đúng các quy định, đồng thời bảo vệ quyền lợi của người lao động trong quá trình làm việc. Dưới đây là quy trình và thủ tục xin work permit cho người nước ngoài tại Việt Nam.
Bước 1: Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Trước khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trên cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc tại Trung tâm dịch vụ việc làm địa phương.
Thông báo phải bao gồm các nội dung như vị trí công việc, số lượng cần tuyển, yêu cầu công việc, mức lương, thời gian và địa điểm làm việc.
Nếu sau khi đăng thông báo mà không tuyển được lao động Việt Nam phù hợp thì doanh nghiệp mới được phép sử dụng lao động nước ngoài và xác định nhu cầu này để làm cơ sở xin giấy phép lao động.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:
- Hồ sơ công ty: Đơn đề nghị xin cấp giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI), văn bản chấp thuận vị trí công việc sử dụng lao động nước ngoài, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
- Hồ sơ người lao động: Giấy khám sức khỏe được cấp tại Việt Nam hoặc nước ngoài trong vòng 12 tháng gần nhất, lý lịch tư pháp không quá 6 tháng, các giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng nếu các giấy tờ này được cấp tại nước ngoài.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc. Hồ sơ cần được nộp ít nhất 15 ngày làm việc trước ngày người lao động bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Thời gian cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 4: Nhận giấy phép lao động
Sau khi xem xét hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 12/PLI. Nếu không cấp giấy phép, cơ quan sẽ gửi văn bản giải thích lý do cho doanh nghiệp. Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và có thể được gia hạn một lần theo quy định.
Lưu ý quan trọng khi làm thủ tục
Khi làm thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý những điểm sau để tránh rủi ro và đảm bảo hợp pháp:
- Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng giấy tờ nước ngoài: Các giấy tờ cấp tại nước ngoài như lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để hồ sơ được chấp nhận.
- Tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ: Hồ sơ phải được nộp ít nhất 15 ngày làm việc trước khi người lao động bắt đầu làm việc để tránh bị từ chối hoặc xử phạt.
Bên cạnh đó người lao động không có giấy phép hoặc giấy phép hết hạn sẽ gây rủi ro cho cả doanh nghiệp và bản thân người lao động, có thể bị xử phạt hoặc trục xuất theo quy định pháp luật.
Trên đây là toàn bộ quy trình và những thông tin quan trọng nhất về thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định mới nhất năm 2025. Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết này, cả người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động sẽ có thể dễ dàng chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các bước một cách thuận lợi. Việc tuân thủ đúng các quy định không chỉ giúp quá trình xin cấp phép diễn ra nhanh chóng mà còn đảm bảo quyền lợi của cả hai bên trong môi trường làm việc tại Việt Nam.
